うっかり忘れを防ぐ！タスク可視化で家族分まで漏れなく管理

タスク管理・可視化で家族のスケジュール管理、うっかり忘れを防ぐ！

毎日毎日、お疲れ様です。

主婦業と子育て、ましてやそこにお仕事もされている方、毎日山ほどあるtodoリスト。todoが多すぎて大抵のことは

「洗濯たたみながら」

「アイロンかけながら」

「フライパン洗いながら」

も違うことを考えていたり、次にすることを考えていたり。なので、その途中で話しかけられても、あとでちゃんと書いておかないと、聞いているようで聞いてない、覚えているようで覚えてない、となることに。

「あ、忘れてた」なんてことにならないように、「すること（todo）リスト」と「スケジュール」ちゃんと管理できていますか？

これ、すべてスケジュール管理やタスク管理がちゃんとできていないから起こることです。

社会人において職場で

「あーそうでした。忘れてました。」「あー、ゆーてましたね。今日でしたか！」

なんて、これが何回か続くと仕事を一緒にしたくない人リストに殿堂入りします。信頼を失う元です。家事育児においても同じ。タスク管理は大事！必須！です。

 

タスクを余裕もって早めに取り掛かり仕上げる。

これも信頼ある行為です。

家事に置き換え、「追われる家事」ではなく、「余白のある家事、育児」にしてみませんか。

「タスク管理」「可視化（見える化）」は仕事をする上で今や常識ともなっている社会人にとって必要なスキルのひとつ。

しかし、「タスク管理をしているのに何故かうまくいかない…」「タスク管理が苦手…」と、悩まれる方も少なくありません。

そこで今回は、子持ちフルタイムシンママのワタシが乗り切っているスケジュール管理の方法。心の余裕を生む方法をご紹介。

タスク管理ができない人の特徴と原因

タスクの粒度が大きい（粗すぎる）

いちを予定表には入れている。管理はしている。だけど何か漏れる。こういう場合、「タスクの粒度が大きい」ことが考えられます。

例えば、の例ですが「洗濯」一つとっても

• 洗濯機を回す
• 干す
• 取り込む
• たたむ
• それぞれの場所に直す

がありますよね。その行動の前には、天気の確認、洗濯量、優先順位（ユニフォームは絶対今日洗わないと明日いる）とか（この靴下は明日はきたいっていってたな）とかあるわけです。

それ以外にも「おしゃれ着洗いと通常洗いの仕分け」「ユニフォームは泥を落として先に予洗い」「シーツ」「カーテン」「枕カバー」「トイレやキッチンのタオルを回収して」なんて洗濯一つでもこれだけのタスクがあるわけです。

タスク管理ができない人は、このような業務の細分化がうまくできておらず、ざっくりこの作業を「洗濯」だけとしている場合が多いため、必要な家事が抜け落ちてたり、予想より時間がかかったり、その結果、漏れたり間に合わなかったりなどが発生してしまいます。

タスクの量が多い

タスク管理ができない理由のひとつに、そもそも「タスクの量が多い」ケースが多いです。

特にワーママの場合、家事・育児に加えて仕事があるわけでまさに「毎日が戦場！」なわけです。仕事の後も、夕食の支度や子供のお世話など、第二ラウンドが始まるわけで、毎日バタバタとあっという間に時間が過ぎます。

家事、育児には「名もなき家事育児」が多く、それぞれにそれなりのボリュームがあります。

• 保育園や学校から持ち帰るプリントのチェック
• それに伴う行事の確認
• イレギュラーな持ち物
• 学校行事と会社の外せないアポイントがある場合の調整
• 休みの日の買い出し
• まとめ買いリスト・・・など。

多すぎるあまり、一つ一つが

• 適当な処理になる　
• 抜け落ちる

可能性があります。

自分の頭の中でタスク管理をしている

タスク管理ができない人は、タスクをどこにも記録せず

「自分の頭の中で記憶」している人も一定数います。

これが一番危ういです。人の記憶は時間が経つにつれて、どんなに重要なことでも忘れてしまいます。よく子供の学習でも「反復勉強」が大切だといわれているのはこのことです。塾に行って勉強しても、家に帰ってきたときには数％忘れ、一晩寝て、翌日にはまた数%忘れている。だからノートを開いて何度も何度も記憶を思い出して定着するという作業が大切だと言われていますよね。

記憶に頼るほど危険なことはありません。

特に新しい習慣の場合、脳が記憶するまで21日かかります。

何十年も主婦業をやっていれば、毎日の行動は体に沁みついていますが、「突発的なこと」が舞い込んできたりすると、タスクが上手く機能せずにその結果タスクの抜け漏れやミスにつながりやすくなります。

では、どのようにすれば「タスク管理ができない人」から脱却できるのか？

タスクを細かく洗い出す

例えば先程の「洗濯」のように項目が大分類過ぎた方は、もう少し細かく分類することで、タスク管理が行いやすくなります。

それを見たときに「具体的に何をすればよいのか理解できる」程度まで小さく洗い出すのがポイント

頭の中では、ごちゃごちゃして主観的に考えていることが、紙に書いてアウトプットすることで、客観的に他人目線で見ることができるのです。

無心で頭の中を洗い出した後は、それらの項目に優先順位づけをしてみましょう。

紙に書いて、冷静に見ると、すぐ終わるものから時間がかかるから早めに取り掛からないといけないもの、とよくわかります。

放送作家の野々村友紀子さんの家事一覧。書き出すと162項あったんですよね。主婦業って偉大すぎます。

タスクの整理や調整を都度行う、見直す

タスク管理が得意な人は、タスクの整理を都度行っています。

仕事でも業務開始時には、まず最初にタスクの確認を行い１日の流れを把握し、仕事の流れを決めるのが効率的といわれていますが、それと同じですね。

終わったものは消しこむ。そうすることでまだのものが目立ってわかりやすくなる。時間がかかりそうなのは期限を延ばす。都度修正や調整をします。

そうすることで、タスクが埋もれにくくなり、遅れやうっかり忘れなどのミスも未然に防ぐことができます。さらに思考の整理にもつながり、効率よく家事育児をすすめることができます。

スケジュールに余裕を持たせる

タスクを入れる上で、まず重要なのが「余裕を持ってスケジュールを立てる」ことです。

特に子供絡みの予定はすべてがスケジュール通りに進むとは限りません。時に他の用事が舞い込んできたりもしますよね。急なトラブルが発生する可能性も多いにあります。体調が悪いときなど半分のタスクしか出来ないこともあります。

そのため、「タスクには変更が生じるもの」と考え、余裕を持ってスケジュールを組むことが大切です。

またタスクの期限がかなり先でも、なるべく早く終わらせる習慣をつけることで、日々のスケジュールに余裕が生まれます。

マルチタスクが当然と割り切る

家事育児はマルチタスクです。洗濯機回しながら料理をして、それが終わったら洗濯干して麦茶沸かしながら、掃除機かけて、合間合間の隙間時間に子供のプリントチェックして用意して習い事の送迎して・・・何かやっているときに他の事をしなければならない。しかも子供に話しかけられたり、呼ばれて中断・・・なんて毎日のこと。シングルタスクでひとつづつ片付けたいところですが、一日は同じ24時間。隙間時間で進めていくほかありません。

タスク管理ツールで効率化を図る

タスク管理ツールには、デジタル・アナログ両方合わせると、数多くのツールがあります。

私の母親は「粗大ごみ」なんて壁掛けカレンダー大きく書いていましたが、これは家にいるときしかこのカレンダーを確認できませんよね。ここは時代らしく、アプリなどデジタルに管理することでいつでもどこでもタスク管理を更新できます。手帳だと細かく細分化されたデータは常に最新に更新するのが難しい。カレンダーアプリに直接タスクを記録することで、一目でわかり、タスクのやり忘れを防ぐことができます。リアルタイムに反映して共有している家族に分かるようにするのがコツ。

デジタルで行うタスク管理ツールの利点

無料のスケジュールアプリも増えています。

ここで、スケジュールとtodoリストと２つアプリを利用している人は一つにまとめましょう。厳密にはスケジュールとtodoは違う意味合いをもちますが、これをアプリ二つで管理していると管理上煩わしく同期をとりにくいのでスケジュール一つにまとめましょう。ある程度、子供が大きくなり、携帯を持ち始めると、同じスケジュールアプリを共有し、

家族スケジュール、自分のスケジュールを共有しておくことによって、子供が逆に「それ聞いてないで」と言うことがなくなります。

では、具体的にどう入力するか？ここをミスるとタスク管理できず当日慌てることになりますので、この通りに入力してください。

まずアナタの名もなき家事育児リスト、todoリスト、スケジュールを作成してください。

そのあと、

• 毎日
• 毎月
• 季節ごと

などにざっくり分けてください。

では、このあと実際アプリに入力ですが、この入力するのに入れ方が雑だと当日忘れていた！

となります。

まずスケジュールアプリのこの機能があるものを使いましょう。

• 共有機能があるか
• URLや画像の添付などできるか

です。

• スケジュールカレンダーを

1. 共有用（夫婦や子供との共有用）
2. 自分のタスク用

2つ作成します。

共有用は夫や子供たちが自分の予定や家族の予定を確認する用。子供は自分の予定はさすがに共有を拒ので（そりゃそうですね）、自分の予定を公開します。

• 美容院
• 会社の飲み会
• 週末のランチ会
• テレワーク、出社

など。

家族といつもいる時間なのに「いないよー」とお知らせする意味があります。まだ子供が小さいうちは夫婦で共有してお迎えや飲み会、休日出勤など、に利用します。

タスク用

こちらは共有せずに自分だけが見れるカレンダー。毎日のタスクやtodoリストなど記入しています。

また頻度に応じて入力時に、

• 「繰り返し入力」→毎日、毎月1日、など一括入力しておけば忘れることはありません。
• 頻度は定期的でないものの、忘れてはいけない用事。

例えば友達の誕生日。義父母やお世話になった方へのお中元、お歳暮など。

誕生日やお中元、お歳暮

当日に誕生日の予定を毎年入力でいれるのはもちろんですが、プレゼントを用意する場合、大体、

• 何にするか考える
• 実際買いにいく
• 発注してものが届く

などケースバイケースに応じて余裕をもったスケジュールにする。

例えばひと月前なのか半月前なのかに「そろそろ◯◯の誕生日プレゼントを考える」といれます。子供の場合もそうですね。同じようにお中元やお歳暮もそう。そして子供へのクリスマスプレゼントや誕生日プレゼントなんかも同様に。お中元やお歳暮、会社の人へのちょっとしたプレゼントなどは「昨年なにしたかな～」と思いだすときがあるので、そのリストに過去に実際贈ったギフトなどもかいておくと履歴が分かるので便利。

自分や子供の定期が切れる場合

• 当日に定期が切れる。（子供の場合は共有用スケジュールに）
• 継続定期は二週間前から購入可能のため、その二週間前に「定期購入可能」と切れる前日まで帯で入力。
• その数日前に銀行で「定期のお金出金する」などと私はタスク管理のほうに入れています。

また

• 子供の学校や保育園でのお便りを予定とともに画像アップ、ランチの場所などは予定をいれる時にURLを一緒に入力することで、「あの場所どこだったかな〜」「持ち物なんだったかな〜」が外出先でもすぐ確認できます。

この、それぞれのスケジュールを「まとめてすべて表示」にすると自分の画面では全部見れるスケジュールとなり、共有した家族や子供は共有用の家族スケジュールだけ見ることができます。また同じように家族や子供がアプリを通じて、この共有スケジュールに飲み会やアルバイトの予定や模試の予定などいれることができるので、さらに子供からの伝え漏れなども防止できます。

「聞いてないで」って入れて無いものはドヤ顔で言えますね。

それ以外にも、

効果的な方法としては、消耗品はローリングストックス方式にしているので、ケチャップきれた、クレンジングがきれた、となると次の週末に

• ケチャップ買う
• クレンジング買う

などとタスク用に入れています。これで買い漏れも防げます。

私はTimeTreeというアプリをつかっていますが共有する人と好きなデザインで選べばいいと思います。

まとめ

一日は同じ24時間。何かにいつも慌てて余裕なく走っている人もいれば、クールに淡々とこなしている人もいます。その差はスケジュール管理と言っても過言ではありません。何足ものわらじをはいている家事、育児の重労働はなかなか大変なもの。

上手にスケジュール管理して気持ちの余裕がある毎日を！